Information søger administrativ koordinator - barselsvikariat

Information søger en struktureret og serviceminded administrativ koordinator til husets reception i et etårigt barselsvikariat.

Om os

Information er et lille mediehus med stor gennemslagskraft og stigende oplag, hvor alle medarbejdere er optagede af at bidrage til avisens positive udvikling. Vi har fokus på fælles mål, trivsel og arbejdsglæde og lægger vægt på, at alle inddrages og bidrager aktivt til husets udvikling og et godt arbejdsmiljø. Receptionen hører til avisens fællesadministration som består af en lille dedikeret gruppe af økonomi-, HR-, og administrative medarbejdere, der leverer robuste stabsfunktioner til hele huset. Vi arbejder ud fra værdierne engagement, hjælpsomhed, ansvarlighed og fleksibilitet.

Om jobbet

Stillingen som administrativ koordinator er en central funktion i huset, hvor man har ansvar for koordinerende opgaver på tværs af husets afdelinger og redaktioner, og hvor man er kontaktpunkt for husets ansatte, når de har spørgsmål og brug for hjælp. Samtidig er man den første person, vores gæster og kunder møder, når de besøger os eller ringer til os.

Opgaver

  • Receptionsvagter - dvs. tage imod gæster, svare telefonopkald og besvare mails i fællespostkasser
  • Håndtere post, bude og internt salg
  • Tildele og prioritere studentermedhjælperes servicearbejdsopgaver rundt i huset eller i receptionen
  • Planlægning og koordinering ift. håndværkerprojekter i huset
  • Indkøb og styring af husets lager af f.eks. kontorartikler, drikkevarer og inventar
  • Kontakt til leverandører og samarbejdspartnere f.eks. rengøring og håndværkere
  • Opdatere vagtplaner
  • Assistere med rejseplanlægning, transport, etc.
  • Tovholder på praktik til interne arrangementer så som fester, receptioner, kurser og seminarer.

Om dig

  • Du er imødekommende og har en serviceminded indstilling til dine opgaver og træder til, hvor der er brug for hjælp.
  • Du har autoritet og gennemslagskraft, og arbejder struktureret, detaljeorienteret og evner selvstændigt at planlægge og styre dine opgaver fra start til slut.
  • Du er initiativrig og opsøgende, når du mangler information til at løse dine opgaver, og du er en holdspiller, der er god til at indgå som del af et team.
  • Du kan sætte og overholde deadlines, har gode samarbejdsevner og trives i et uformelt miljø.
  • Du kommunikerer ubesværet både på skrift og i tale og har digitale kompetencer, der gør dig i stand til at navigere og planlægge i de samme systemer som resten af huset (pt. diverse Office applikationer).

Vi forestiller os, at du kommer med erfaring fra en lignende stilling som enten receptionist, chefsekretær, projektkoordinator eller administrativ koordinator, men du kan også have haft et studiejob med lignende opgaver og nu være på vej ud i dit første job eller have brug for en pause i dit studie.

Sådan søger du

Ansøgning og CV sendes til job@information.dk. Skriv ”administrativ koordinator” i emnefeltet. Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte HR- og administrationschef Marie Molin på tlf. 3369 6004. Løn og ansættelsesforhold i henhold til overenskomst mellem Information og HK.

Tiltrædelse: Hurtigst muligt og senest 1. juli 2019.

Ansøgningsfrist mandag d. 13. maj kl. 9.00.

Information er udsprunget af modstandsbevægelsen og er Danmarks yngste avis, og vi sidder stadigvæk i de lokaler, som frihedskæmperne indtog i maj 1945 Vi leverer dybdegående journalistik af høj kvalitet, der udkommer på print og digitalt, og vi producerer bogudgivelser, kurser, arrangementer, partnerskaber og engagerende projekter. Information er daglig arbejdsplads for ca. 80 faste medarbejdere samt et stort antal tilknyttede freelancere, korrespondenter mfl. Vi er beliggende centralt ved Kgs. Nytorv i Sankt Annæ Passage i hyggelige lokaler med egen kantine og afspændingsordning.